Assitant(e) de direction

Code ROME :        M1604

Hiérarchie :           Direction Générale

Horaires :               Horaire du service : 13 :00-17 :00

                                   Variables en fonction des nécessités de service

Mission du poste :

Assister la Direction Générale en anglais et en français, afin d’optimiser la gestion quotidienne de ses activités, dans le respect de la confidentialité indispensable à l’exercice de l’emploi.

Activités générales :

• Assister la direction générale dans la préparation et le suivi des dossiers
• Gérer les agendas de la direction générale (prise de rendez-vous avec les partenaires internes et externes)
• Assurer les tâches habituelles d’un secrétariat de direction
• Recevoir, trier et diffuser les courriers journaliers (papier et e-mails)
• Traiter directement certains dossiers confiés par la direction générale par les différentes directions (crisis management, sponsoring…)
• Préparer et organiser les réunions et les déplacements (conférences, formations, …)
• Participer aux réunions et élaborer les comptes-rendus
• Effectuer les bons de commandes et Good Receipt liées aux dépenses générales
• Gérer les cartes Total et les assurances de la flotte véhicules
• Classer les différents documents et dossiers
• Mettre à jour, réaliser, coordonner les reportings et indicateurs transversaux des différentes directions
• Assister les différentes directions lors de surcroît exceptionnel de travail ou sur des projets
• De façon générale, établir et contrôler tous travaux relevant de son niveau de compétence

Le profil du poste est le suivant :

• Formation BAC + 2 de type BTS assistant de direction
• 5 ans d’expérience dans un poste similaire
• Maîtrise parfaite de l’anglais indispensable
• Bonne maîtrise des outils informatiques bureautiques
• Rigueur et sens de l’organisation, capacité d’analyse
• Souplesse d’esprit et initiative
• Sens des relations humaines et de la diplomatie
• Bonne présentation, grande discrétion, bonnes qualités d’expression
• Disponibilité 
• La connaissance du système qualité Iso et une expérience dans la gestion de projet seraient des atouts supplémentaires

Le poste est à pourvoir en CDI et à mi temps.